宿卫妇幼〔2019〕7号
各县（区）卫生健康局、市各开发区、新区、园区政法和社会管理办公室（社会事业局），档案馆、市直有关医疗卫生机构：
根据省卫生健康委 省档案馆《关于印发<江苏省出生医学证明档案管理实施方案>的通知》，我们制定了《宿迁市出生医学证明档案管理实施方案》，现予以印发，请结合实际认真贯彻执行。
宿迁市卫生健康委员会 宿迁市档案馆
2019年9月11日
此件公开发布
宿迁市出生医学证明档案管理实施方案
为维护公民出生信息的完整安全，加强出生医学证明档案管理，根据省卫生健康委 省档案馆《关于印发<江苏省出生医学证明档案管理实施方案>的通知》（苏卫妇幼〔2019〕22号）要求，现结合我市实际，特制定本实施方案。
一、实施目标
建立出生医学证明档案管理体制和长效机制，实行出生医学证明档案集中统一管理，定期移交各级国家综合档案馆，保障出生医学证明档案真实、完整、安全和有效利用。
二、归档流程
（一）收集齐全。具有助产技术服务资质的医疗保健机构和承担《出生医学证明》签发工作（含《出生医学证明》补发和换发）的机构为收集整理归档单位（以下统称归档单位），根据归档范围和保管期限（见附件1），负责本机构出生医学证明材料的收集，确保应归档文件材料为原件，齐全完整、图文清晰、手续完备。
（二）整理规范。档案整理工作应遵循出生医学证明材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用，整理办法参照国家、省、市卫健行政部门要求，其中自2012年以来材料按《国家卫生计生委妇幼司关于开展2016年出生医学证明管理督导检查的通知》（国卫妇幼儿卫便函〔2016〕75号）文要求执行。由卫生健康部门（包括妇幼保健院以及全市具有助产技术服务资质的各医疗机构）负责出生医学证明档案的整理归档工作，由档案馆对出生医学证明档案工作进行监督、指导，确保出生医学证明档案整理规范。
（三）制作数字化副本。对1996年以前的《分娩登记本》、新生儿记录和孕产妇住院分娩记录首页、1996年以后应归档的出生医学证明签发材料进馆前应进行数字化扫描，建立文件级目录数据库和全文数据库，数字化扫描工作由档案管理部门负责。
三、移交进馆
（一）流向原则。出生医学证明档案移交进各级国家综合档案馆实行“属地为主、层级为辅”的原则，原则上市级医疗卫生机构、市辖各功能区范围内医疗卫生机构的出生医学证明档案向市档案馆移交，县（区）级及以下医疗机构的出生医学证明档案向本辖区县（区）国家综合档案馆移交，其他特殊情况由市、县（区）有关部门从便民角度协调解决。
（二）移交年限。出生医学证明档案在归档单位保管满5年移交进馆。如有需要，可在双方沟通基础上提前移交。
（三）移交要求。
1、档案移交时，双方应按照国家综合档案馆接收档案的相关制度要求，认真清点、核对，做到“账物相符”并办理相关移交手续。
2、移交内容包括质量合格的出生医学证明纸质档案、与纸质档案相对应的档案数字化副本、纸质目录和电子目录等。市级医疗保健机构数字化副本由市档案馆进行数字化处理，归档单位提供纸质目录及电子目录（刻光盘）各一份。
3、归档单位因各种原因被取消出生医学证明签发资质的，其保管的出生医学证明档案应在3个月内向同级国家综合档案馆移交。
4、各医疗保健机构在向同级国家综合档案馆移交档案时，若因搬迁、合并、拆迁、保管不善等原因导致部分年份或月份档案不全或遗失时，进馆同时应移交档案缺失清单目录（见附件2），其他特殊情况应另附情况说明。
5、2014年以前的出生医学证明档案移交完成时间安排：
2003年—2014年期间的：2021年5月31日前完成。
1996年—2002年期间的：2022年5月31日前完成。
1996年以前的：纸质的档案由医疗保健机构向同级国家综合档案馆移交，纸质目录和电子目录等移交于2023年5月31日前完成。
四、工作要求
（一）加强领导，认真组织实施。各地要高度重视出生医学证明档案管理工作。卫生健康部门要加强与国家综合档案馆的沟通协调，联合制订本地具体实施方案，明确工作职责和时序进度，将出生医学证明签发材料归档和进馆工作纳入出生医学证明管理考核体系，确保进馆工作按照进度和规范要求落实到位。归档单位应当建立档案管理制度，明确档案管理人员，提供管理必需的设施、场所和经费，确保出生医学证明档案管理工作的顺利开展。
（二）明确职责，规范档案管理。各级卫生健康和档案部门要做好档案管理的组织协调和督促检查工作，及时解决出生医学证明文件材料归档和进馆过程中存在问题。归档单位作为责任主体，要按照《江苏省出生医学证明档案管理办法》，对本机构的出生医学证明材料进行收集整理归档，确保档案齐全完整。国家综合档案馆要做好出生医学证明档案的接收、保管、利用工作，确保档案安全。有条件地区和单位可委托有保密资质的机构承担出生医学证明签发材料整理、数字化扫描等工作，在材料整理和数字化过程中切实加强信息安全保障工作。已进馆档案不改变原管理方法。各地、各单位根据省、市卫生健康委安排，进一步完善出生医学证明电子档案管理机制，建立出生医学证明电子档案管理信息系统，不断规范电子档案管理。
（三）定期报告，如期完成任务。为确保出生医学证明档案管理工作的顺利推进，市卫生健康委决定建立出生医学证明档案管理进展情况季报表（表式见附件3），各级卫生健康行政部门或其委托管理机构认真做好进度的跟踪统计工作，将季报表随同原来的出生医学证明季度配发表一同上报至市妇幼保健院。各县区出生医学证明档案具体实施方案请于9月30日前报市卫健委和市档案馆。
（四）优化流程，方便群众查询。各地国家综合档案馆根据《江苏省出生医学证明档案管理办法》要求，统筹做好出生医学证明档案进馆后的查询利用服务，优化查询利用流程，方便群众查询利用。
联系人：市卫生健康委 张国文，联系电话：81181519，邮箱:183383570@qq.com。
市档案馆 高研，联系电话84368911，邮箱: 827684262qq.com。
附件：1、出生医学证明档案具体归档范围和保管期限
2、出生医学证明档案缺失清单（式样）
3、出生医学证明档案管理进展情况季报表